Arbeitgeberleistungen

Typische Berufskleidung und Barablösung steuer- und beitragsfrei belassen

In vielen Unternehmen stellt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die Berufskleidung zur Verfügung. Unter bestimmten Voraussetzungen kann er die Berufskleidung sogar steuer- und beitragsfrei überlassen. Auch eine Barablösung statt einer unentgeltlichen Überlassung ist steuer- und beitragsfrei möglich.

1. Überlassung von typischer Berufskleidung

Nach § 3 Nr. 31 EStG ist die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von typischer Berufskleidung an den Arbeitnehmer steuerfrei. Die Steuerfreiheit führt zu einer Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV).

1.1 Typische Berufskleidung

Zur typischen Berufskleidung zählen Kleidungsstücke, die als Arbeitsschutzkleidung auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten sind oder nach ihrer z. B. uniformartigen Beschaffenheit oder dauerhaft angebrachten Kennzeichnung durch Firmenemblem objektiv eine berufliche Funktion erfüllen, wenn ihre private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist.

Hingegen sind z. B. normale Schuhe und Unterwäsche keine typische Berufskleidung (R 3.31 Abs. 1 S. 3 und 4 LStR). Gerade im medizinischen Bereich handelt es sich oftmals um keine typische Berufskleidung.

Beispiele
Arbeitnehmer Kurz ist als Bauschlosser tätig. Sein Arbeitgeber Lang stellt ihm regelmäßig einen „Blaumann“ sowie Sicherheitsschuhe zur Verfügung. Hier handelt es sich um typische Berufskleidung. Kurz wird diese Kleidung kaum privat tragen.

Ein Krankengymnast stellt seinen Arbeitnehmern für deren Tätigkeit T-Shirts zur Verfügung, die einen Firmenaufdruck enthalten, der deutlich sichtbar ist. Auch hier liegt typische Berufskleidung vor, weil die Shirts objektiv eine berufliche Funktion erfüllen und eine private Nutzung ausgeschlossen ist.

Ein Arzt stellt seinen Arzthelferinnen weiße Socken zur Verfügung, die diese während der Arbeitszeit tragen. Die Socken sind keine typische Berufskleidung. Sie sind weder auf die ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten, noch erfüllen sie durch ein Firmenemblem etc. objektiv eine berufliche Funktion.

Beachten Sie | Erhält der Arbeitnehmer die Berufskleidung von seinem Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist anzunehmen, dass es sich um typische Berufskleidung handelt, wenn nicht das Gegenteil offensichtlich ist (R 3.31 Abs. 1 S. 2 LStR).

1.2 Überlassung und Übereignung der Berufskleidung

Der Wortlaut des Gesetzes geht von einer bloßen Überlassung der Berufskleidung aus (d. h. der Arbeitgeber bleibt Eigentümer der Berufskleidung). Die Auffassung der Finanzverwaltung geht weiter: Nach R 3.31 Abs. 1 S. 1 LStR gilt die Steuerbefreiung nicht nur für die Gestellung, sondern auch in Fällen einer Übereignung der Berufskleidung an den Arbeitnehmer. Diese Regelung ist auch sinnvoll, weil eine Rückgabe gebrauchter Berufskleidung dem Arbeitgeber keinen Vorteil bringen würde.

2. Barablösungen

Auch Barablösungen eines nicht nur einzelvertraglichen Anspruchs auf Gestellung von typischer Berufskleidung, die betrieblich veranlasst sind und die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen, sind nach § 3 Nr. 31 EStG steuerfrei.

Beachten Sie | Der Begriff der Barablösung stellt unmissverständlich klar, dass lediglich Aufwendungen, die der Arbeitgeber (verpflichtend) tragen müsste, jedoch durch eine Barablösung abgegolten werden, begünstigt sind.

2.1 Verpflichtung auf Gestellung von typischer Berufskleidung

Der Arbeitgeber muss zur Gestellung der Arbeitskleidung verpflichtet sein. Die Verpflichtung kann sich z. B. aus Unfallverhütungsvorschriften, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Hingegen sind Barablösungen an einzelne Arbeitnehmer nicht begünstigt, ohne dass eine Verpflichtung zur Gestellung für die gesamte Belegschaft besteht.

2.2 Betriebliche Veranlassung

Die Barablösung ist betrieblich veranlasst, wenn die Beschaffung der Kleidungsstücke durch den Arbeitnehmer für den Arbeitgeber vorteilhafter ist.

Beispiel
Arbeitgeber U ist aufgrund von Unfallverhütungsvorschriften verpflichtet, dafür zu sorgen, dass seine Arbeitnehmer während der Arbeit Sicherheitsschuhe tragen. Damit U möglichst wenig Aufwand hat, erwerben die Arbeitnehmer die Schuhe in einem Fachgeschäft für Berufskleidung.

U ist gesetzlich verpflichtet, die Arbeitskleidung zu stellen. Die Beschaffung der Sicherheitsschuhe durch den Arbeitnehmer selbst ist für U von Vorteil, weil ihm hierdurch Zeit und Kosten (ggf. Umtausch etc.) erspart bleiben. Die Barablösung der Verpflichtung ist daher steuerfrei.

Praxistipp | Will der Arbeitgeber über eine gesetzliche Verpflichtung hinaus weitere typische Berufskleidung zur Verfügung stellen, kann er dies z. B. über eine für die gesamte Belegschaft geltende Betriebsvereinbarung regeln. 

Abwandlung
Arbeitgeber Ulrich möchte zusätzlich zu den Sicherheitsschuhen seinen Arbeitnehmern auch eine berufsspezifische Arbeitshose zur Verfügung stellen. Eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht jedoch nicht.

Der Arbeitgeber kann mit seinen Arbeitnehmern eine Betriebsvereinbarung abschließen. Hierdurch werden die Überlassung der Berufskleidung bzw. eine entsprechende Barablösung steuerfrei.

2.3 Pauschale Barablösungen

Pauschale Barablösungen sind steuerfrei, soweit sie die regelmäßigen Absetzungen für Abnutzung und die üblichen Instandhaltungskosten der typischen Berufskleidung abgelten (R 3.31 Abs. 2 S. 3 LStR).

Fraglich ist hier, wie der Arbeitgeber die Höhe der dem Arbeitnehmer entstehenden Aufwendungen ermitteln und damit steuerfrei durch Barablösungen abgelten kann.

Praxistipp | Um hier nicht in Konflikt mit dem Lohnsteuer-Außenprüfer zu geraten, sollten sich Arbeitgeber vom Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum (z. B. mehrere Monate) die Belege über den Erwerb typischer Berufskleidung vorlegen lassen. Hiernach kann dieser repräsentative Wert auf einen Jahreswert hochgerechnet und durch eine steuerfreie Erstattung abgegolten werden.

2.4 Aufwendungen für die Reinigung

Aufwendungen für die Reinigung der Berufskleidung gehören regelmäßig nicht zu den begünstigten Aufwendungen. Arbeitgeber können sie daher nicht steuerfrei erstatten.

3. Überwiegendes Eigeninteresse des Arbeitgebers

Normale bürgerliche Kleidung ist – wie oben erläutert – keine typische Berufskleidung und daher nicht nach § 3 Nr. 31 EStG begünstigt. Verlangt der Arbeitgeber aber eine einheitliche, während der Arbeitszeit zu tragende bürgerliche Kleidung und stellt den Arbeitnehmern diese, kann das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers im Vordergrund stehen.

So entschieden hat es der BFH im Fall von Beschäftigten im Einzelhandel. Der Arbeitgeber wollte durch die bürgerliche Kleidung ein einheitliches Erscheinungsbild seiner Belegschaft erreichen. Er stellte daher die Kleidung. Es war keine Individualbekleidung entsprechend den speziellen Wünschen der Arbeitnehmer. Für den BFH ist diese Art der Gestellung der Kleidungsstücke in erster Linie durch das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst. Folglich liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (BFH 22.6.06, VI R 21/05).


IWW-Institut, Würzburg