Lohnsteuer

Zuschuss zu Mahlzeiten und Essensmarken: So machen es alle Beteiligten steuerlich optimal

Die obersten Finanzbehörden der Länder haben sich darauf verständigt, unter welchen Voraussetzungen Zuschüsse an Arbeitnehmer zu Mahlzeiten lohnsteuerlich nur mit dem Sachbezugswert zu erfassen sind (BMF 18.1.19, IV C 5 - S 2334/08/10006-01).

Die lohnsteuerlichen Grundsätze

Bekommt ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Zuschuss zu Mahlzeiten (z. B. durch Ausgabe einer Essensmarke), ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht der Wert des Zuschusses, sondern der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit dem Arbeitslohn zuzurechnen (R 8.1 Abs. 7 LStR). Die amtlichen Sachbezugswerte betragen im Jahr 2019 für ein Frühstück 1,77 EUR und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 3,30 EUR.
Um den günstigen Sachbezugswert ansetzen zu können, müssen nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR fünf Voraussetzungen erfüllt sein (BMF 18.1.19, IV C 5 - S 2334/08/10006-01):

  • Der Arbeitnehmer muss tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) erwerben.
  • Bei den Mahlzeiten muss es sich um Lebensmittel handeln, die dazu bestimmt sind, unmittelbar während der Essenspausen verzehrt oder verbraucht zu werden.
  • Für jede Mahlzeit darf lediglich ein Zuschuss bzw. eine Essensmarke verwendet werden. Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
  • Der Verrechnungswert der Essensmarke bzw. der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen. Der Höchstbetrag für den Verrechnungswert einer Essensmarke beträgt 2019 also maximal 6,40 EUR für ein Mittagessen.
  • Der Verrechnungswert der Essensmarke bzw. der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen. Der Höchstbetrag für den Verrechnungswert einer Essensmarke beträgt 2019 also maximal 6,40 EUR für ein Mittagessen.
  • Der Verrechnungswert der Essensmarke bzw. der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen. Der Höchstbetrag für den Verrechnungswert einer Essensmarke beträgt 2019 also maximal 6,40 EUR für ein Mittagessen.

Antworten auf Fragen aus der Anwendungspraxis

Mit den geschilderten fünf Grundsätzen lassen sich natürlich nicht alle praktischen Anwendungsfälle „erschlagen“. Weitere Anwendungsfälle und Lösungen im Überblick:

Auch Telearbeiter und Teilzeitkräfte profitieren
Sind die fünf Voraussetzungen erfüllt, gelten die Zuschuss-Regelungen auch für Telearbeiter, die ausschließlich im Home-Office arbeiten, und für Teilzeitkräfte, auch wenn die maximal sechs Stunden am Tag (ohne Pause) arbeiten.

Kauf in verschiedenen Akzeptanzstellen
Es ist unschädlich, wenn sich der Arbeitnehmer die Mahlzeit an verschiedenen Akzeptanzstellen kauft und aus verschiedenen Bestandteilen zusammenstellt.

Erwerb von Mahlzeiten auf Vorrat ist schädlich
Es darf pro Arbeitstag und pro bezuschusster Mahlzeit nur ein einziger Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert berücksichtigt werden. Kauft ein Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für die nächsten Tage auf Vorrat, sind die Zuschüsse für diese Mahlzeiten als Arbeitslohn zu erfassen. Die Sachbezugsregelung gilt für diese weiteren Mahlzeiten nicht. Das gilt auch für den Einzelkauf von Bestandteilen für eine Mahlzeit auf Vorrat.

Gemischte Belege schädlich in Bezug auf amtlichen Sachbezug?
Dem Sachbezugswert steht es nicht entgegen, wenn der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber einen Kassenzettel einreicht, der neben der arbeitstäglichen Mahlzeit noch weitere Produkte enthält, die er mit der Mahlzeit erworben hat. Voraussetzung ist, dass der Zuschuss nur für die Höhe des tatsächlichen Preises der Mahlzeit geltend gemacht wird.

Sammelbeleg für mehrere Mitarbeiter problematisch?
Unproblematisch ist es auch, wenn mehrere Arbeitnehmer gemeinsam ihre Mahlzeit einnehmen und der Restaurantbetreiber nur eine Sammelrechnung stellt, in der sämtliche Mahlzeiten ausgewiesen sind. Wichtig ist, dass jeder Arbeitnehmer nur für seine Mahlzeit den Zuschuss geltend macht.

Zur Anwendung der „15er-Regelung“
Gibt ein Arbeitgeber Essenmarken aus, muss er für jeden Arbeitnehmer festhalten, wann dieser wegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit, Urlaubs oder Krankheit keinen Anspruch auf den Zuschuss hat. Ausgegebene Essenmarken muss er für Abwesenheitstage nachweislich zurückfordern.

Praxistipp | Der Arbeitgeber muss die Abwesenheitstage nicht festhalten bei Arbeitnehmern, die
im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen im Monat eine berufliche Auswärtstätigkeit ausüben, und
nicht mehr als 15 Essensmarken im Monat ausgehändigt bekommen.
Diese Vereinfachung gilt auch bei elektronischen Verfahren (z. B. bei vollautomatischer Digitalisierung der Rechnungen – Rz. 1 des BMF-Schreibens).

Ist auch der abendliche Restaurantbesuch begünstigt?
Die Mahlzeit muss in der Nähe zur Dienstzeit eingenommen werden. Wer nicht im Schichtbetrieb arbeitet und die bezuschusste Mahlzeit in den späten Abendstunden zu sich nimmt, müsste das mit dem Wegfall der Bewertung nach dem Sachbezugswert „bezahlen“.


IWW-Institut, Würzburg