Urlaub

Verfall von Urlaubsansprüchen – Was muss der Arbeitgeber tun?

Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub erlischt nur dann am Ende des Kalenderjahrs, wenn der Arbeitgeber ihn zuvor über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt und der Arbeitnehmer den Urlaub aus freien Stücken nicht genommen hat. Das hat das BAG entschieden.

Streit um Urlaubsabgeltung und Verfall

Ein Arbeitgeber beschäftigte einen Wissenschaftler von 2001 bis Ende 2013. Er bat den Mann etwa zwei Monate vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses, seinen Resturlaub zu nehmen. Der Mann nahm allerdings nur zwei Urlaubstage und beantragte die Abgeltung von 51 nicht genommenen Urlaubstagen in Höhe von ca. 12.000 EUR. Einen Antrag auf Gewährung dieses Urlaubs hatte er während des Arbeitsverhältnisses nicht gestellt. Der Arbeitgeber lehnte die Urlaubsabgeltung ab. Daraufhin wandte sich der Mann an die Arbeitsgerichte. Die Vorinstanzen haben seiner Klage stattgegeben. Die Revision des Arbeitgebers hatte Erfolg und führte zur Zurückverweisung an das LAG (BAG 19.2.19, 9 AZR 541/15).

Rechtzeitiger Hinweis auf Urlaubsanspruch und Verfallfristen

Nach § 7 Abs. 3 S. 1 BUrlG verfällt der Urlaub, der bis zum Jahresende nicht gewährt und genommen wird. Das galt nach bisheriger Rechtsprechung selbst dann, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu gewähren. Jedoch konnte der Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen Schadenersatz verlangen, der während des Arbeitsverhältnisses auf Gewährung von Ersatzurlaub und nach dessen Beendigung auf Abgeltung der nicht genommenen Urlaubstage gerichtet war.

BAG setzt EuGH-Vorgaben um

Das BAG hat diese Rechtsprechung weiterentwickelt. Es hat damit die Vorgaben des EuGH aufgrund der Vorabentscheidung vom 6.11.18 (Rs. C-684/16) umgesetzt.

Initiativlast des Arbeitgebers

Nach § 7 Abs. 1 S. 1 BUrlG ist es dem Arbeitgeber vorbehalten, die zeitliche Lage des Urlaubs unter Berücksichtigung der Urlaubswünsche des Arbeitnehmers festzulegen. Diese Vorschrift zwingt den Arbeitgeber nicht, dem Arbeitnehmer von sich aus Urlaub zu gewähren. Allerdings obliegt ihm die Initiativlast für die Verwirklichung des Urlaubsanspruchs aufgrund von Art. 7 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG (Arbeitszeitrichtlinie). Nach der Rechtsprechung des EuGH ist der Arbeitgeber gehalten, „konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun“. Der Arbeitgeber muss klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfallen wird, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nimmt.

Wichtig | Bei einer richtlinienkonformen Auslegung des § 7 BUrlG kann der Urlaub laut BAG daher regelmäßig nur verfallen, wenn der Arbeitgeber

  • den Arbeitnehmer vorher konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und
  • ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub andernfalls mit Ablauf des Urlaubsjahrs oder Übertragungszeitraums erlischt.

Das LAG muss nach der Zurückverweisung der Sache aufklären, ob der Arbeitgeber seinen Obliegenheiten nachgekommen ist.

Konsequenzen für Arbeitgeber in der Praxis

Nach bisheriger Rechtslage in Deutschland mussten Arbeitnehmer Urlaub beantragen und grundsätzlich im Kalenderjahr nehmen. Diese Praxis wird sich durch die Urteile des EuGH und des BAG ändern: Zwar muss der Arbeitgeber nicht dafür sorgen, dass Arbeitnehmer den Urlaub vollständig nehmen. Er muss jedoch darauf achten, dass er die Arbeitnehmer rechtzeitig darauf hinweist, dass der Urlaub genommen werden soll. Derzeit ist unklar, wie konkret dieser Hinweis sein muss. Vorsichtige Arbeitgeber werden den Arbeitnehmer über die genaue Anzahl von Resturlaub informieren.

In vielen Unternehmen ist es gängige Praxis, dass die Arbeitnehmer ihre Urlaubswünsche in einem Urlaubsplan festhalten. Aufgrund der neuen Rechtsprechung werden Arbeitgeber ein Interesse daran haben, möglichst frühzeitig zu wissen, wann die Arbeitnehmer Urlaub nehmen. Es wird daher interessant sein zu beobachten, ob und inwieweit die Arbeitsgerichte Arbeitgebern in Zukunft einen größeren Spielraum bei der Festlegung des Urlaubs einräumen. Insbesondere wird es um die Fragen gehen, bis wann ein Arbeitnehmer seinen Urlaubswunsch mitzuteilen hat und ob der Arbeitgeber Arbeitnehmer notfalls zu einem bestimmten Zeitpunkt in Urlaub schicken darf.

Insgesamt wird der administrative Aufwand steigen, da Arbeitgeber immer wieder den Resturlaub ihrer Mitarbeiter kontrollieren und die Arbeitnehmer hinweisen, den ausstehenden Urlaub zu nehmen.

Praxistipp | Arbeitgeber sollten wie folgt vorgehen: Sie weisen die Arbeitnehmer rechtzeitig vor Ablauf des Kalenderjahrs darauf hin, dass der Urlaub bis zum Jahresende genommen werden muss und dass der Urlaub andernfalls mit Ablauf des 31.12. bzw. am Ende des Übertragungszeitraums (31.3. des Folgejahrs) ersatzlos untergeht. Um in einem Rechtsstreit nachzuweisen, dass er die Arbeitnehmer entsprechend informiert hat, sollte er den Hinweis schriftlich erteilen und sich den Empfang von jedem einzelnen Arbeitnehmer bestätigen lassen. Der Hinweis, den ausstehenden Urlaub zu nehmen, sollte auch umgesetzt werden können.

IWW-Institut, Würzburg