Abgabenordnung

Anwendungserlass zur Buchführung und Aufzeichnung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.16 wurde mit § 146a AO eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt. Das BMF (17.6.19, IV A 4 - S 0316-a/18/10001) hat nunmehr einen Anwendungserlass veröffentlicht, der § 146a AO näher präzisiert.

1. Sachlicher Anwendungsbereich

Bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.20 grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:

  • einem Sicherheitsmodul,
  • einem Speichermedium und
  • einer digitalen Schnittstelle.

Bereits in 2017 erfolgte durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV vom 26.9.17, BGBl I 17, 3515) eine Präzisierung: Hier wurde u. a. geregelt, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine TSE verfügen müssen. Das sind: elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen einschließlich Tablet basierter Kassensysteme oder Softwarelösungen (z. B. Barverkaufsmodule).

Beachten Sie | Nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. des § 146a Abs. 1 AO gehören u. a.: Fahrscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geldspielgeräte.

2. Zeitliche Übergangsregelung

Nach dem 25.11.10 und vor dem 1.1.20 angeschaffte Registrierkassen, die die Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können, dürfen bis Ende 2022 weiter verwendet werden. Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z. B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Diese Ausnahmeregelung gilt nicht für PC-Kassensysteme!

Beachten Sie | Einige Kassenhersteller haben in den vergangenen zwei Jahren mit einer Garantieerklärung für ihre Kassen geworben, dass diese mit einer TSE ausgerüstet werden können. Diese Kassen müssen bis zum 31.12.19 aufgerüstet werden!

3. Mitteilungspflicht

Eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme besteht weiterhin nicht. Neu ist aber, dass Steuerpflichtige dem FA eine Mitteilung (nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck) machen müssen, wenn sie aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen (§ 146a Abs. 4 AO). Die meldepflichtigen Punkte werden in dem Anwendungserlass näher erläutert.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Hiervon gibt es folgende Ausnahmen:

  • Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im Übergangszeitraum keiner Mitteilungspflicht.
  • Die Mitteilung für elektronische Systeme, die unter § 146a AO i. V. mit der KassenSichV fallen und vor dem 1.1.20 angeschafft wurden, muss bis zum 31.1.20 erfolgen.

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV-Stellungnahme zum Entwurf des Anwendungserlasses vom 7.3.19) hat kritisiert, dass bislang keine Kassen mit einer TSE erhältlich sind. Abhängig davon, wann dies erstmals möglich sein wird, kann das zu einer Verdichtung der Meldungen führen bzw. bleibt für die Meldungen wenig Zeit.

4. Belegerteilungspflicht

Ab dem 1.1.20 muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden. Der Kunde entscheidet dann eigenständig darüber, was er mit dem Beleg macht. In dem Anwendungserlass wurden die Anforderung an den Beleg nun präzisiert.

Beachten Sie | Die Belegausgabepflicht hat indes nur derjenige zu befolgen, der Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. des § 146a Abs. 1 erfasst.

Der Beleg kann nach § 6 S. 3 der KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden, die keiner besonderen Form bedarf.

Merke | Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein reicht nicht aus.

IWW-Institut, Würzburg