Ordnungsgemäße Buchführung

Erneute Veröffentlichung der GoBD

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ wurden wegen der fortschreitenden Digitalisierung kürzlich überarbeitet (BMF 11.7.19, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) – und dann wieder außer Kraft gesetzt. Nun wurden die GoBD mit Schreiben vom 28.11.19 ohne nennenswerte Änderungen erneut veröffentlicht. Die neuen GoBD gelten ab dem 1.1.20, wobei der Steuerpflichtige sie bereits auf frühere Besteuerungszeiträume anwenden kann. 

Wesentliche Neuerungen im Vergleich zum BMF-Schreiben vom 14.11.14
Hinzuweisen ist insbesondere darauf, dass Cloud-Systeme nunmehr explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen sind (vgl. Rz. 20).
Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die neuen GoBD (Rz. 130) weisen darauf hin, dass eine bildliche Erfassung mit den verschiedensten Geräten erfolgen kann, z. B. auch mit dem Smartphone.

Praxistipp | Zulässig ist auch eine bildliche Erfassung mit einem Smartphone im Ausland, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Auslandsdienstreise).

Erfolgt im Zusammenhang mit einer genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die Papierbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung muss zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland erfolgen (Rz. 136).

Bei Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) ist unter bestimmten Voraussetzungen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend (Rz. 135).

In Rz. 154 wurde nun explizit aufgenommen, dass Änderungen einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein müssen. Somit ist eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.

Eine kurzzeitige Erfassung von unbaren Tagesumsätzen (z. B. EC-Kartenumsätze) im Kassenbuch ist nicht zu beanstanden (Rz. 55). Voraussetzung: Die unbaren Tagesumsätze sind gesondert kenntlich gemacht und werden nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus-/umgetragen. Die Kassensturzfähigkeit muss gegeben sein.

IWW-Institut, Würzburg