Lohnsteuerabzugsmerkmale

ELStAM-Verfahren startet in die nächste Runde

Zum 1.1.20 schaltet die Finanzverwaltung den elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren auch für einen Teil der im Inland nicht meldepflichtigen Personen frei. Ab diesem Zeitpunkt können Arbeitgeber die ELStAM für einige der nach § 1 Abs. 4 EStG beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer – z. B. Grenzpendler oder Saisonarbeitskräfte – abrufen. Die bisher für diese Personen notwendige Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist somit künftig entbehrlich.

1. Zum Hintergrund
Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale im Jahr 2013 wurde die Lohnsteuerkarte aus Papier durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Bisher können Arbeitgeber die ELStAM (Steuerklasse, Freibetrag etc.) jedoch nur für im Inland meldepflichtige Arbeitnehmer über die ELStAM-Datenbank abrufen. Folgende Personengruppen sind bislang vom elektronischen Verfahren ausgeschlossen:
1. Nach § 1 Abs. 2 EStG erweitert unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer (z. B. Staatsbedienstete mit diplomatischem/konsularischem Status ohne inländischen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt)
2. Nach § 1 Abs. 3 EStG auf Antrag wie unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandelnde Arbeitnehmer (z. B. Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland, wenn die Einkünfte mindestens zu 90 % der deutschen Einkommensteuer unterliegen oder die nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegenden ausländischen Einkünfte den Grundfreibetrag nicht übersteigen)
3. Nach § 1 Abs. 4 EStG beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer (z. B. Grenzpendler, Saisonarbeitskräfte)
Für diese Arbeitnehmer müssen bisher weiterhin Papierbescheinigungen für den Lohnsteuerabzug beim Betriebsstätten-FA beantragt werden. Dies gilt auch dann, wenn aus anderen Gründen (z. B. früherer Wohnsitz im Inland) steuerliche Identifikationsnummern für einzelne Arbeitnehmer vorliegen.

2. Neuer ELStAM-Abruf ab 2020
Die Einbindung der bisher vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossenen Arbeitnehmer erfolgt in mehreren Stufen. Zum 1.1.20 werden zunächst die beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren eingebunden. Ab diesem Zeitpunkt ist der Arbeitgeber eines beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmers verpflichtet, die ELStAM für diesen Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank abzurufen und bei der Lohnabrechnung zugrunde zu legen.

Praxistipp | Zum 1.1.20 werden nicht alle nach § 1 Abs. 4 EStG beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren eingebunden. Ein Abruf ist lediglich für Arbeitnehmer möglich, die keinen im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Freibetrag beim FA beantragt haben. Für Fälle mit Freibetrag stellt das Betriebsstätten-FA weiterhin Papierbescheinigungen für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Arbeitgeberabruf in der ELStAM-Datenbank. Die Einbindung dieses Personenkreises erfolgt erst in einer der nächsten programmtechnischen Ausbaustufen des Verfahrens. Gleiches gilt für Arbeitnehmer, die eine Steuerfreistellung des Arbeitslohns / Begrenzung des Steuerabzugs nach einem DBA oder dem Auslandstätigkeitserlass beantragt haben.

3. Abruf der ELStAM/Beantragung der Identifikationsnummer
Der Abruf der ELStAM für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer unterscheidet sich nicht von dem seit dem Jahr 2013 etablierten Abruf der ELStAM für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer. Um die ELStAM zu erhalten, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unter Angabe der Identifikationsnummer und des Geburtsdatums in der ELStAM-Datenbank anmelden (s. im Einzelnen BMF 8.11.18, Rz. 44 ff., BStBl I S. 1137).

Anders als im Inland meldepflichtige unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die ihre Identifikationsnummer automatisch mit Anmeldung bei der Gemeinde von der Finanzverwaltung zugeteilt bekommen, besitzen beschränkt einkommensteuerpflichtige in der Regel keine Identifikationsnummer. Diese wird vom Arbeitgeber jedoch zwingend für den Abruf der ELStAM benötigt. Sie muss daher künftig vom Arbeitnehmer beim Betriebsstätten-FA beantragt werden. Dies kann mit dem Formular „Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nicht meldepflichtige Personen“ erfolgen. Dieser Vordruck steht auf dem Formularserver des Bundes (www.formulare-bfinv.de) im Formularkatalog „Steuerformulare“ als ausfüllbare Datei zur Verfügung.

Gestaltungstipp | Die Finanzverwaltung versendet die Identifikationsnummer grundsätzlich an die Wohnsitzadresse des Arbeitnehmers. Bei beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern landet sie somit regelmäßig im Briefkasten am ausländischen Wohnsitz des Arbeitnehmers, obwohl dieser seine Tätigkeit im Inland gegebenenfalls bereits aufgenommen hat. Damit die Identifikationsnummer zeitnah für die Lohnabrechnung zur Verfügung steht, empfiehlt es sich daher, eine zusätzliche Mitteilung an den Arbeitgeber zu beantragen. Hierzu sind in dem Vordruck die Daten des Arbeitgebers einzutragen.

Beachten Sie | Zur Vermeidung, dass für dieselbe Person mehrere Identifikationsnummern vergeben werden, sollten dem Antrag eine Kopie des Reisepasses/Personalausweises und ggf. ergänzende weitere Identifikationspapiere (z. B. Geburtsurkunde) beigefügt werden.

Jedem Arbeitnehmer wird seitens der Finanzverwaltung nur eine Identifikationsnummer zugeteilt. Wird der Arbeitnehmer zukünftig erneut in Deutschland tätig, kann der Abruf der ELStAM mit der vergebenen Identifikationsnummer erfolgen. Ist dem Arbeitnehmer die Nummer nicht mehr bekannt, so teilt das Betriebsstätten-FA dem Arbeitnehmer diese auf Anfrage mit. Eine solche Anfrage kann auch vom Arbeitgeber im Namen des Arbeitnehmers gestellt werden (vgl. BMF 7.11.19, IV C 5 - S 2363/19/10007 :001, Tz. 2).

4. Vereinfachtes Antragsverfahren auch 2020 weiterhin möglich
Wurden aufgrund einer Vielzahl von gleichgelagerten Einzelfällen Papierbescheinigungen bisher im Rahmen eines vereinfachten Antrags- oder Listenverfahrens ausgestellt (z. B. bei beschränkt einkommensteuerpflichtigen Betriebsrentnern), lässt die Finanzverwaltung dieses Verfahren auch künftig weiter zu (vgl. BMF 7.11.19, Tz. 4, a. a. O.). Es empfiehlt sich jedoch (insbesondere bei jährlich wiederkehrenden Fällen), auch diesen Personenkreis sukzessive in das ELStAM-Verfahren zu überführen, um künftig von der elektronischen Bereitstellung der ELStAM profitieren zu können.

Beachten Sie | Die Übergangsregelung zur Nutzung des vereinfachten Antrags- oder Listenverfahrens ist längstens bis zum Abschluss der programmtechnischen Einbindung von allen im Inland nicht meldepflichtigen Arbeitnehmern in das ELStAM-Verfahren anzuwenden.

Im Ergebnis sind Arbeitgeber ab 1.1.20 lediglich verpflichtet, die ELStAM für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer ohne Freibetrag über die ELStAM-Datenbank abzurufen. Für alle anderen bisher vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossenen Arbeitnehmer sowie für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, die einen Freibetrag beantragt haben, bleibt es beim bisherigen Antragsverfahren auf Erteilung einer Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug.

Merke | Wird dem Arbeitgeber vom beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer nach Abruf der ELStAM eine Papierbescheinigung vorgelegt, so tritt diese für den vermerkten Gültigkeitszeitraum an die Stelle der bereits abgerufenen ELStAM. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall den Lohnsteuerabzug anhand der Papierbescheinigung vorzunehmen. 

5. Neue Pauschalierungsmöglichkeit
Das vom Bundesrat am 8.11.19 verabschiedete Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III, zwischenzeitlich veröffentlicht im BGBl 19, 1746 ff.) beinhaltet eine neue Pauschalierungsmöglichkeit für kurzfristig im Inland ausgeübte Tätigkeiten beschränkt einkommensteuerpflichtiger Arbeitnehmer, die einer ausländischen Betriebsstätte des inländischen Arbeitgebers zugeordnet sind (§ 40a Abs. 7 EStG). Danach kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer in diesen Fällen unter Verzicht auf den Abruf der ELStAM mit einem Pauschsteuersatz von 30 % des Arbeitslohns erheben.

Diese Regelung soll ab 2020 die Lohnsteuererhebung bei beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern vereinfachen, ohne das Lohnsteueraufkommen zu schmälern. Angesprochen sind insbesondere große Arbeitgeber, wie Banken und Versicherungsunternehmen, die im Ausland an Stelle von Tochterunternehmen regelmäßig Betriebsstätten als ausländische Niederlassungen unterhalten und deshalb zivilrechtlicher Arbeitgeber der in den ausländischen Betriebsstätten angestellten Mitarbeiter sind.

In den vorgenannten Branchen reisen die im Ausland angestellten Mitarbeiter regelmäßig beruflich ins Inland. Diese Inlandsarbeitstage werden nicht nur im Stammhaus, sondern im gesamten Bundesgebiet abgeleistet (wie z. B. bei Kunden und beruflichen Veranstaltungen). In diesen Fällen ist das inländische Stammhaus als Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuer abzuführen.

Beachten Sie | Die Pauschalierung ist auf kurzfristige Tätigkeiten (max. 18 zusammenhängende Arbeitstage) im Inland begrenzt. Bei längerfristigen Inlandstätigkeiten beschränkt einkommensteuerpflichtiger Arbeitnehmer sind auch zukünftig weiterhin die ELStAM bzw. ggf. die Angaben auf der Papierbescheinigung zugrunde zu legen.

IWW-Institut, Würzburg