Betriebsprüfung

Obacht bei hohen Kassenbeständen – BP sieht Anhaltspunkte für mangelhafte Kassenführung

| Hohe Kassenbestände sind für die Betriebsprüfer regelmäßig ein Anhaltspunkt dafür, dass die Kasse nur rechnerisch geführt und nicht tatsächlich ausgezählt wurde. Die hohen Kassenbestände können darauf hindeuten, dass Privatentnahmen oder Betriebsausgaben nicht oder nicht in der zutreffenden Höhe gebucht wurden. Möglicherweise sind auch nicht alle Einnahmen erfasst oder der Geldtransit zwischen mehreren Kassen und der Bank oder dem Haupttresor stimmt nicht. |

 1. Rechnerisch geführte Kasse

Betriebsprüfer bestreiten im Fall hoher Kassenbestände regelmäßig, dass ein Kassensturz durchgeführt wurde bzw. der Abgleich zwischen Soll und Ist erfolgte. Für den Prüfer liegt der Schluss nahe, dass in diesen Fällen die Kasse rechnerisch geführt wurde, was wiederum einer ordnungsgemäßen Kassenführung widerspricht, da die Kasse jeden Tag gezählt werden muss. Eine nicht ordnungsgemäße Kasse kann verworfen werden. Der Weg zur Hinzuschätzung ist damit frei.

2. Definition eines hohen Kassenbestands

Was sind nun aber hohe Kassenbestände? Das hängt von der Art und Weise des Betriebs ab. Bei einem Gebrauchtwagenhändler wird der Kassenbestand möglicherweise ein höherer sein, als bei einer Gaststätte.

  • Beispiel 1: Die elektronische Ladenkasse

Der Gastronom nimmt zwischen 1.800 – 3.500 EUR täglich ein. Er hat morgens 200 EUR Wechselgeld in der Kasse. Der Prüfer geht davon aus, dass das nicht benötigte Geld entweder abends in einen Haupttresor oder zur Bank gebracht wird. Ist also jeden Tag eine Einzahlung bei der Bank auf den Konten zu sehen, geht der Prüfer davon aus, dass der Kassenbestand abzüglich 200 EUR Wechselgeld täglich bei der Bank eingezahlt wird.

 Extrem auffällig wäre hier, wenn die Tageserlöse stets auf glatte EUR lauten und trotz der Aussage, dass der Wechselgeldbestand morgens nur 200 EUR betragen soll, stets nur glatte Hunderter-Beträge von 1.600 – 3.300 EUR bei der Bank eingezahlt werden. Richtigerweise muss auch das Kleingeld mitgezählt werden, jeder Cent zählt. Ist also die Tageseinnahme 3.369,70 EUR, ist die Frage, wie hier die Kasse aussieht. Sie muss gezählt worden sein und es muss festgestellt sein, ob nach dem rechnerischen Umsatz von 3.369,70 EUR auch dieser Betrag in der Kasse tatsächlich enthalten ist.
Neben dem manuellen Zählprotokoll ist auch ein elektronisches Zählprotokoll von einem Münzzählgerät oder einem Geldscheinzählgerät möglich. Es muss nur für den Prüfer ersichtlich sein, dass der Gastwirt tatsächlich gezählt hat.
Wenn also genau 200 EUR Wechselgeld am nächsten Tag vorhanden sind, müssten 3.169,70 EUR bei der Bank eingezahlt werden. Wenn nur 3.100 EUR eingezahlt werden, stellt sich die Frage, was mit den 69,70 EUR ist.
Der Geldtransit und der Wechselgeldbestand für den nächsten Tag müssen sorgfältig erfasst sein, damit der Prüfer der Kasse Glauben schenken kann. Soweit hier ein Tresor zwischengeschaltet ist, müsste der Geldtransit zum Tresor vermerkt werden.

  • Beispiel 2: Die Tresorkasse

Der Tresor ist eine offene Ladenkasse. Auch sie muss täglich gezählt werden. Kassenberichte sind täglich zu erstellen. Gestartet wird mit dem ausgezählten Ergebnis und dann wird retrograd die Tageslosung ermittelt: Der Anfangsbestand wird abgezogen, Privatentnahmen hinzugerechnet und ebenso eventuelle Betriebsausgaben oder ein eventueller Transit zur Bank. Abgezogen wird die Privateinlage, soweit sie erfolgt wäre. Sinnvollerweise werden für den Anfangsbestand, die Privatentnahmen oder Privateinlagen kleine Kontrollzettelchen während des Tages in die Kassenlade gelegt. Die Differenz muss die Tageslosung sein, also die steuerpflichtigen Erlöse aus der Kasse.

Wäre kein Tresor dazwischengeschaltet, wäre es allerdings überraschend, wenn der Gastwirt 10.000, 15.000 oder 20.000 EUR in seiner Kasse ansammelt. Das wäre nicht verboten, führt aber zu sehr viel Umstand. Denn jeden Tag muss die Kasse neu gezählt werden. Hat der Gastwirt z. B. 3.369,70 EUR Tageseinnahmen, muss er dann die 10.000 EUR mitzählen. Würde er in diesem Fall nicht abschöpfen, würde er schon am nächsten Tag 13.369,70 EUR „unnütz“ mitzählen müssen usw.
Zu vermuten ist, dass es sich bei den Geldscheinen durchaus um kleine Scheine handelt. Entsprechend verursacht der Zählvorgang einen enormen Zeitaufwand. Das ist kein Beweis dafür, dass die Kasse bei hohen Beständen nicht stimmt. Aber es ist extrem ungewöhnlich. Der Prüfer wird zweifeln und nach Argumenten gegen die ordnungsmäßige Kassenführung suchen.
Beachten Sie | Es gibt eine einzige Ausnahme zur Zählpflicht einer Tresorkasse. Diese ist gegeben, wenn die Ladenkasse aus der elektronischen Kasse oder die offene Ladenkasse komplett aus dem Laden entnommen und als Behältnis in den Tresor eingeschlossen wird. Dann wird zwar das Geld räumlich von der elektronischen Ladenkasse oder dem Standort der offenen Ladenkasse in den Tresor bewegt. Aber das Geld wird aus dem Behältnis nicht entnommen. Es findet also kein Geldtransit aus der Kassenschublade statt. In diesem Fall muss der Geldtransit in den Tresor nicht aufgezeichnet werden. Zu beobachten ist diese Vorgehensweise regelmäßig im Supermarkt, wenn Kassiererinnen mit ihrer Ladenkasse an ihre Kasse gehen und dort die Kassenschublade hineinklemmen, mit dem Kassieren beginnen und am Ende ihrer Schicht diese Kassenschublade wieder herausnehmen. In diesem Moment verändert das Geld nicht seinen Aufbewahrungsort. Es bleibt in derselben Kassenschublade, also in derselben Kasse enthalten. Auch wenn die gesamte Kassenschublade räumlich verändert wird, findet keine Geldbewegung aus der Kassenlade statt. Die Kassenschublade ist unverändert kassensturzfähig und es hat am Inhalt der Kasse keine Geldbewegung stattgefunden. Hier muss kein Geldtransit festgehalten werden, weil es hier keinen Geldtransit gibt.

  • Beispiel 3: Der Pkw-Gebrauchtwagenhändler

Der Pkw-Gebrauchtwagenhändler hat eine offene Ladenkasse. Aus dem Bargeldbestand bezahlt er ihm angebotene Autos. Einen Teil seiner Bargeldkasse wird der Händler abschöpfen und bei der Bank einzahlen. Für spontane Käufe bleiben jedoch auch mal 20.000 bis 50.000 EUR (oder mehr) in der Bargeldkasse. Daher wäre bei einem Gebrauchtwagenhändler (oder einem anderen Gewerbetreibenden, der ähnlich spontan größere Summen für Bareinkäufe bewegen muss) ein Kassenbestand von vielleicht 20.000 bis  50.000 EUR oder mehr – je nach Geschäftsmodell oder anstehendem Bargeldbedarf – normal und keineswegs auffällig.

Man sieht anhand der Beispiele, dass es für die Glaubwürdigkeit eines Kassenbestands auf die Branche ankommt. Je nach Tagesgeschäft und nach den im konkreten Betrieb üblichen Geldbewegungen kann ein hoher Bargeldbestand normal sein, während ein Bruchteil davon bei einem anderen Gewerbetreibenden auffällig ist und zumindest zu weiteren Rückfragen führt.

3. Verfahrensdokumentation

Ein Betriebsprüfer wird – besonders bei auffälligen Kassenbeständen – bei der Betriebsbesichtigung erfragen, wie sich die Abläufe im Betrieb vollziehen und daraus die entsprechenden Konsequenzen ziehen. Diese Abwicklung muss nach den GoBD in den Betriebsabläufen in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein, siehe Tz 10.1, Randnummer 152 GoBD.

Fazit | Hohe Kassenbestände sind zwar möglich und auch nicht verboten, sorgen aber jedenfalls dann, wenn sie für die Art und Weise der Betriebsführung ungewöhnlich sind, in der Betriebsprüfung für Argwohn und Nachfragen und ggf. zu der Behauptung, die Kasse sei bloß rechnerisch geführt und der hohe Kassenbestand diene nur buchhalterisch der Vermeidung von nicht möglichen Kassenminusbeständen. Dies gilt es möglichst zu vermeiden.

IWW-Institut, Würzburg (09.06.2020)