Bewirtung

Bewirtung bei virtuellen Meetings: Sind Kosten für Speisen und Getränke steuerlich absetzbar?

| Aufgrund des Corona-Virus haben immer mehr Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer ins Home-Office geschickt. Oft finden berufliche und geschäftliche Meetings mit Arbeitnehmern und Geschäftspartnern nicht mehr vor Ort, sondern virtuell per Videokonferenz statt. Doch was ist eigentlich mit den Kosten für die Bewirtung von Arbeitnehmern und Geschäftspartnern, wenn man gemeinsam vor dem PC oder Laptop isst? Der Beitrag beantwortet die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein virtuelles Essen steuerlich geltend gemacht werden kann und wie sich dies beim Arbeitnehmer auswirkt. |

Bewirtung im Steuerrecht

Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Dazu können auch Aufwendungen gehören, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen. Vorausgesetzt, sie sind im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung, wie z. B. Trinkgelder (R 4.10 Abs. 5 S. 4 EStR).
Eine Bewirtung setzt voraus, dass mindestens zwei Personen beteiligt sind: ein Bewirtender – der die Kosten trägt – und ein Bewirteter. Bewirtender und Bewirteter müssen nicht zwangsläufig zu der Bewirtung physisch zusammentreffen. Eine physische Anwesenheit ist keine gesetzliche Voraussetzung für eine Bewirtung im Sinne des Steuerrechts. Bisher gibt es keine gegenteilige Verwaltungsauffassung bzw. Rechtsprechung, die eine physische Anwesenheit als Voraussetzung fordert.
Wichtig | Auch ein virtuelles Essen (z. B. per Videokonferenz mit Geschäftspartnern und/oder Arbeitnehmern) stellt daher eine Bewirtung im Steuerrecht dar. Sind neben der betrieblichen Veranlassung auch die formellen Voraussetzungen erfüllt, kommt ein Betriebsausgabenabzug in Betracht.

Nur betrieblich veranlasste Aufwendungen begünstigt

Nur betrieblich veranlasste Bewirtungen können unter Beachtung der formellen Erfordernisse als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Betrieblich veranlasste Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können dabei jedoch geschäftlich oder nicht geschäftlich bedingt sein. Handelt es sich um eine privat veranlasste Bewirtung, liegen nicht abzugsfähige Kosten der privaten Lebensführung vor (§ 12 Nr. 1 EStG).
Die Unterscheidung in geschäftlich und nicht geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen ist zum einen relevant für die Frage der Abzugsfähigkeit der Höhe nach: Betrieblich veranlasste Bewirtungen, die

  • geschäftlich veranlasst sind, unterliegen gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG einem teilweisen Abzugsverbot. Danach können nur 70 Prozent der Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden;
  • nicht geschäftlich veranlasst sind, sind zu 100 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig.
    Zum anderen ist die Unterscheidung hinsichtlich der besonderen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten relevant. Geschäftlich veranlasste Bewirtungen im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG sind nämlich u. a. einzeln und gesondert aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG).

Betriebliche Bewirtung ohne geschäftlichen Anlass

Nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist die Bewirtung, wenn ausschließlich Arbeitnehmer des bewirtenden Unternehmers bewirtet werden. Bei dieser ausschließlich betriebsinternen Arbeitnehmerbewirtung darf der Unternehmer die Bewirtungskosten zu 100 Prozent als Betriebsausgabe abziehen. Das gilt auch bei einer Bewirtung im Rahmen einer Videokonferenz. Beim Arbeitnehmer gilt steuerlich Folgendes:

Arbeitsessen bei Mahlzeiten im Wert von jeweils bis zu 60 EUR

Der Arbeitgeber kann Arbeitnehmer im Rahmen der Videokonferenz bewirten, um ihren außergewöhnlichen Arbeitseinsatz zu honorieren, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung. In dem Fall liegt kein Arbeitslohn vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer kostenlos Mahlzeiten im Wert von jeweils bis zu 60 EUR überlässt (R 19.6 Abs. 2 LStR). Entsprechend kann der Arbeitgeber z. B. auch bei einer langen (oder spät stattfindenden) Videokonferenz Essen und Getränke steuerfrei überlassen.

  • Beispiel 1
    Am Montagabend um 18:00 Uhr beruft der Inhaber eines Unternehmens vom Büro aus Mitarbeiter kurzfristig für eine dreistündige Videokonferenz ein, da eine Mitarbeiterin krankheitsbedingt lange ausfällt. Es gilt, die anstehenden Aufgaben schnell auf die vorhandenen Mitarbeiter zu verteilen sowie anstehende Projekte gemeinsam zu beenden. Aufgrund der Kurzfristigkeit und des Umstands der Videokonferenz (nach dem regulären Feierabend) bestellt der Inhaber für seine im Home-Office sitzenden sieben Mitarbeiter Pizza und Cola. Das Essen wird per Lieferservice zu den Mitarbeitern nach Hause gebracht. Die Bezahlung von 150 EUR übernimmt der Inhaber im Online-Portal des Lieferservice.

    Lösung: Es handelt sich um eine betrieblich veranlasste Bewirtung ohne geschäftlichen Anlass. Die Rechnung über 150 EUR kann das Unternehmen vollständig als Betriebsausgaben abziehen. Arbeitslohn bei den bewirteten Mitarbeitern ergibt sich nicht, weil es sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz handelt, und der Wert der Mahlzeit nicht mehr als 60 EUR pro Arbeitnehmer beträgt. Dies gilt auch, sofern die Arbeitnehmer in diesem Monat noch einen Waren-/Benzin-Gutschein im Wert von maximal 44 EUR erhalten sollten.

  • Beispiel 2
    Ein Unternehmen veranstaltet eine eintägige Schulung (8:30 Uhr bis 17:00 Uhr) für eine Abteilung. An der Veranstaltung nehmen alle Arbeitnehmer der Abteilung teil: Die einen Arbeitnehmer am Standort vor Ort, die anderen Arbeitnehmer, die Corona-bedingt im Home-Office sind, von zuhause aus. Die Arbeitnehmer am Standort werden mittags (in einem kleinen Zeitfenster) verpflegt, die Arbeitnehmer zuhause erhalten von einem Lieferservice ein Mittagessen (Preis pro Arbeitnehmer: 30 EUR). Während des Mittagessens sollen die im Seminar bereits erlangten Erkenntnisse diskutiert und ausgetauscht werden.

    Lösung: Es handelt sich um eine ausschließliche Arbeitnehmerbewirtung während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Der Arbeitgeber kann die Ausgaben für den Lieferservice als Betriebsausgaben geltend machen. Arbeitslohn bei den bewirteten Mitarbeitern entsteht nicht, weil der Arbeitgeber an einem zeitlich abgestimmten Ablauf und einer inkludierten Diskussionsrunde interessiert ist. Das eigenbetriebliche Interesse überwiegt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR, R 19.6 Abs. 2 S. 2 LStR; BFH 5.5.94, VI R 55-56/92, BStBl 1994 II, 771).

Belohnungsessen bei unüblichem Wert

Der Wert eines Essens anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes darf jedoch keinesfalls 60 EUR pro Arbeitnehmer übersteigen, weil es sich ansonsten um ein Essen mit Belohnungscharakter handelt. In diesem Fall wären für die teilnehmenden Personen die geldwerten Vorteile mit Ansatz des tatsächlichen Preises zu versteuern. Auch Mahlzeiten, die im Rahmen regelmäßiger Geschäftsleitungssitzungen abgegeben werden, sind mit dem tatsächlichen Preis anzusetzen (BFH 4.8.94, VI R 61/92, BStBl 1995 II, 59).

  • Beispiel
    An der virtuellen monatlichen Geschäftsleitersitzung einer GmbH zwischen 10:00 Uhr und 15:30 Uhr nehmen der Gesellschafter-Geschäftsführer und ein Fremdgeschäftsführer vom Firmensitz aus teil sowie zwei Abteilungsleiter von zuhause aus. Sie lassen sich mittags von einem Lieferservice verpflegen (Preis pro Essen mit Getränken und Nachspeise: 65 EUR).

    Lösung: Der Wert pro Essen übersteigt 60 EUR pro Arbeitnehmer. Für die teilnehmenden Personen sind je 65 EUR zu versteuern.

 

Angemessenheit bei der Bewirtung beachten

Bei der Prüfung der Angemessenheit von Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG ist darauf abzustellen, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte. Neben der Größe des Unternehmens, der Höhe des längerfristigen Umsatzes und des Gewinns sind vor allem die Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg und seine Üblichkeit in vergleichbaren Betrieben als Beurteilungskriterien heranzuziehen. Daher gilt es auch, die Angemessenheit der Bewirtungsaufwendungen zu prüfen. Sind sie unangemessen, ist ein Abzug als Betriebsausgabe ausgeschlossen.

Betriebliche Bewirtung mit geschäftlichem Anlass

Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen (R 4.10 Abs. 6 S. 2 EStR). Zu diesem Personenkreis können (potenzielle) Kunden, Handelsvertreter, Pressevertreter, freie Mitarbeiter, Unternehmens- und Steuerberater sowie Rechtsanwälte, Vertreter des öffentlichen Lebens oder Fachkollegen außerhalb des Betriebs gehören.
Bei der betrieblichen Bewirtung mit geschäftlichem Anlass dürfen entweder ausschließlich Geschäftspartner oder Geschäftspartner und Arbeitnehmer bewirtet werden. Folge: 30 Prozent der Bewirtungsaufwendungen stellen nicht abzugsfähige Betriebsausgaben dar (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 1 EStG). Zu beachten ist hierbei, dass die Aufwendungen angemessen sein müssen und den erhöhten Nachweisanforderungen entsprochen wird (R 4.10 Abs. 8 EStR).

Wichtig: Die Abzugsbegrenzung gilt bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Aufwendungen, der auf den an der Bewirtung teilnehmenden Unternehmer oder dessen Arbeitnehmer entfällt.

Bewirtung in den Büro- und Geschäftsräumen

Ein virtuelles Essen kann in der Form stattfinden, dass der teilnehmende steuerpflichtige Unternehmer aus den Büro- und Geschäftsräumen des Unternehmens heraus z. B. per Videokonferenz mit Geschäftspartnern kommuniziert und diese bewirten lässt. In dem Fall liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichem Anlass vor. Die Aufwendungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig.

  • Beispiel
    Versicherungsvertreterin V führt mit einem Kunden anlässlich des geplanten Abschlusses diverser Versicherungen ein Online-Beratungsgespräch. V ist in ihrer Versicherungsagentur, der Kunde zuhause. Bei einem Lieferservice organisiert sie für sich und ihren Kunden ein Burgermenü. Die Rechnung über zwei Menüs à 20 EUR (Summe 40 EUR) geht an V.

    Lösung: Es liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichem Anlass vor. Die Aufwendungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig. Der Gewinn von V mindert sich um 28 EUR (40 EUR x 70 Prozent).

Praxistipp: Bei einer Bewirtung in den Büro- und Geschäftsräumen ist man gut beraten, sich die Speisen und Getränke per Lieferservice bringen zu lassen. Dann liegt eine zutreffende Rechnung (ggf. mit der Geschäftsanschrift) vor, aus der sich auch der Umfang der Bewirtung ergibt. Der Anlass der Bewirtung sollte in jedem Fall festgehalten werden.

Nimmt an dem Essen per Videokonferenz neben dem steuerpflichtigen Unternehmer und den Geschäftspartnern auch ein Arbeitnehmer teil, liegt ebenfalls eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichem Anlass vor. Die Aufwendungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. Beim Arbeitnehmer ist die Bewirtung steuerfrei, weil sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse erfolgt.

  • Abwandlung
    Am Online-Beratungsgespräch nehmen V und der Außendienstmitarbeiter A in der Agentur teil, der Kunde von zuhause aus. V bestellt für alle drei ein Burgermenü. Die Rechnung über drei Menüs à 20 EUR (Summe 60 EUR) geht an V.

    Lösung: Es liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichem Anlass vor. Die Aufwendungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig. Der Gewinn von V mindert sich um 42 EUR (60 EUR x 70 Prozent). Bei A ist die Bewirtung steuerfrei, weil sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse der V erfolgt. 

Bewirtet ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Unternehmens einen Kunden im Rahmen einer Videokonferenz, sind von den Aufwendungen 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig. Beim Arbeitnehmer führt dies – da überwiegend betrieblich veranlasst – nicht zu einem geldwerten Vorteil (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR).

Bewirtung in der privaten Wohnung des Unternehmers

Bewirtung in der privaten Wohnung des Unternehmers
Nach Auffassung der Finanzverwaltung (R 4.10 Abs. 6 S. 8 EStR) gehören Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in der Wohnung des Steuerpflichtigen regelmäßig nicht zu den Betriebsausgaben, sondern zu den Kosten der Lebensführung (§ 12 Nr. 1 EStG). Dies könnte im obigen Ausgangsbeispiel zum Problem werden:

  • Abwandlung
    V führt die Online-Beratung mit dem Kunden nicht in der Versicherungsagentur, sondern in ihrer privaten Wohnung durch, dort verzehrt sie das Burgermenü.

    Lösung: Folgt man der Ansicht der Finanzverwaltung, müsste der Rechnungsbetrag von 40 EUR aufgeteilt werden. Soweit die Rechnung auf das Menü von V entfällt (20 EUR), liegen Kosten der privaten Lebensführung vor. Soweit die Rechnung auf das Menü des Kunden entfällt (20 EUR), liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung mit geschäftlichem Anlass vor. Diese Aufwendungen wären zu 70 Prozent, also in Höhe von 14 EUR, als Betriebsausgabe zu berücksichtigen.

Nachweispflichten

Der Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat zu erfolgen durch schriftliche Angaben zu

  • Ort,
  • Tag,
  • Teilnehmer,
  • Anlass der Bewirtung,
  • Höhe der Aufwendungen und
  • Unterschrift des Bewirtenden.

Die Rechnung muss den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts genügen. Die Rechnung muss maschinell erstellt und registriert worden sein. Die Rechnung muss Speisen und Getränke nach Art, Umfang und Preis einzeln ausweisen. Handschriftliche Quittungen werden nicht akzeptiert, ebenso wenig Rechnungen, die lediglich „Speisen und Getränke“ in einem Gesamtpreis ausweisen. Der Bewirtende muss den Beleg eigenhändig unterschreiben.

Praxistipps: Bei einer Bewirtung im Rahmen einer Videositzung sollte als Ort auch die Anschrift eines jeden Teilnehmers aufgezeichnet werden. Die schriftlichen Angaben (auch zu den Teilnehmern/dem Anlass der Bewirtung) können auf der Rechnung oder getrennt gemacht werden und sind vom Bewirtenden zu unterschreiben. Erfolgen die Angaben getrennt von der Rechnung, müssen das Schriftstück über die Angaben und die Rechnung grundsätzlich zusammengefügt werden. Ausnahmsweise genügt es, den Zusammenhang dadurch herzustellen, dass auf der Rechnung und dem Schriftstück über die Angaben Gegenseitigkeitshinweise angebracht werden.

Wichtig: Dem Anlass der Bewirtung kommt besonders bei Betriebsprüfungen eine hohe Bedeutung zu. Allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“, „Infogespräch“, „Hintergrundgespräch“, „Kundenpflege“ oder „Geschäftsessen“ als Anlass der Bewirtung reichen nicht (z. B. BFH 15.1.98, IV R 81/96, BStBl 1998 II, 263). Unternehmen sollten den Anlass daher genau bestimmen, um Konflikte im Rahmen von Betriebsprüfungen zu vermeiden (z. B. genaue Bezeichnung des geplanten Projekts oder der Vermittlung bestimmter Verträge). Auch muss aus dem Anlass der Bewirtung der geschäftliche Hintergrund erkennbar sein. Das gilt auch bei einer virtuellen Bewirtung.

Aufzeichnungspflichten

Nach § 4 Abs. 7 EStG sind die geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Dies ist erfüllt, wenn die Aufwendungen fortlaufend, zeitnah und bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich auf besonderen Konten im Rahmen der Buchführung gebucht oder bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufgezeichnet werden. In zeitlicher Hinsicht müssen die schriftlichen Angaben zeitnah, d. h. spätestens bis zum Ablauf des Geschäftsjahrs (Kalenderjahrs), gemacht werden.

Verstoß gegen die Aufzeichnungs- und Nachweispflichten

Ohne gesonderte Aufzeichnung scheidet ein Betriebsausgabenabzug vollständig aus (BFH 22.1.88, III R 171/82). Gleiches gilt, wenn mindestens eine der Nachweispflichten missachtet worden sind oder wenn die Angaben lückenhaft sind. An dieser Tatsache ändert sich nichts, wenn ihre Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden können (BFH 30.1.86, IV R 150/88). Ebenfalls können für ertragsteuerliche Zwecke die fehlenden Angaben nicht nachträglich ergänzt werden. Deshalb ist es regelmäßig ausgeschlossen, Fehler noch in der Betriebsprüfung zu heilen.

IWW-Institut, Würzburg (08.10.2020)