Betriebsausgaben/Werbungskosten

Die neue Home-Office-Pauschale: Anforderungen, Nutzen und Nachweise

| Kurz vor Toresschluss konnte sich der Gesetzgeber im JStG 2020 doch noch zu einer Home-Office-Pauschale light durchringen. Viele hatten sich wohl mehr erhofft als 5 EUR pro Tag. Einen kleinen Beitrag zur steuerlichen Milderung der Corona-Pandemie wird die Neuregelung aber schon leisten. |

Wie kam‘s?

Die strengen Anforderungen zum häuslichen Arbeitszimmer werden seit längerem als praxisfern und aus der Zeit gefallen kritisiert. Dennoch gab es seitens des Gesetzgebers lange wenig Bewegung in der Sache. Das änderte sich erst als das Thema Home-Office während des ersten Corona-Lockdowns im Frühjahr 2020 flächendeckende Bedeutung erlangte. In der Folge bedurfte es nur noch seichter Anstöße aus den Lobbygruppen, um einen vereinfachten Kostenabzug für die Arbeit daheim durchzuboxen.

Wer profitiert?

Durch die Verortung der Home-Office-Pauschale in § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b S. 4 EStG können sowohl Gewerbetreibende bzw. Freiberufler als auch Arbeitnehmer von der Neuregelung profitieren. Für Arbeitnehmer ist einschränkend festzuhalten, dass die Home-Office-Pauschale in der allgemeinen Werbungskostenpauschale von 1.000 EUR im Jahr aufgeht. Ein Steuervorteil lässt sich daher nur erzielen, wenn noch weitere Werbungskosten geltend gemacht werden können. Im Gegenzug dürfte Arbeitnehmern der Nachweis der Voraussetzungen leichter fallen als Selbstständigen.
Wichtig | Wer verschiedene betriebliche oder berufliche Tätigkeiten ausübt, z. B. Arbeitnehmer plus Nebengewerbe, muss sowohl die Tagespauschale von 5 EUR als auch den Höchstbetrag von 600 EUR auf die verschiedenen Betätigungen aufteilen. Die Pauschale wird nicht tätigkeitsbezogen vervielfacht. Wenn in der gesetzlichen Regelung von beruflicher oder betrieblicher Tätigkeit gesprochen wird, ist nämlich nach der Begründung des Gesetzesentwurfs eindeutig das „einschließende oder“ (im Sinne von und) gemeint.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Die Home-Office-Pauschale kann nur für solche Tage in Anspruch genommen werden, an denen

  • eine berufliche/betriebliche Tätigkeit
  • ausschließlich daheim ausgeübt wurde.

Zudem darf insgesamt kein häusliches Arbeitszimmer geltend gemacht werden. Die Abrechnung der Pauschale ist auf 120 Tage im Kalenderjahr (bzw. Wirtschaftsjahr) begrenzt. Der Kostenabzug scheidet an allen Tagen aus, an denen Steuerpflichtige ihre erste oder sonstige Tätigkeitsstätte zur Arbeitsausübung aufgesucht haben. Denn der Gesetzgeber gestattet die Tagespauschale nicht zusätzlich zur Geltendmachung von Fahrtkosten.

Praxistipp: Erfüllt der Home-Office-Raum die Voraussetzungen eines häuslichen Arbeitszimmers, wird es in der Regel steuerlich vorteilhafter sein, die auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten abzusetzen. Der Gesetzgeber möchte lediglich ausschließen, dass die Pauschale zusätzlich zum häuslichen Arbeitszimmer abgerechnet wird.

Welche Nachweise müssen erbracht werden?

Besonders spannend erscheint die Frage, welche Nachweise vorgelegt werden müssen, um die Home-Office-Pauschale geltend machen zu können. Bislang liegen hierzu noch keine Äußerungen der Finanzverwaltung vor. Je nachdem, wie streng die Anforderungen werden, kann es sowohl ein Problem darstellen, überhaupt eine Tätigkeit im Home-Office nachzuweisen, als auch zu belegen, dass am Home-Office-Tag keine andere Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde.

Praxistipp: Arbeitnehmer sollten in jedem Fall eine Arbeitgeberbestätigung einholen. Damit dürften sie auf der sicheren Seite sein. Als Selbstständiger (wie auch als Gesellschafter-Geschäftsführer) fehlt diese Möglichkeit. Aufgrund der Pauschalwirkung ist die Neuregelung insoweit auch missbrauchsanfällig. Denn theoretisch können Steuerpflichtige jeden Sonntag Ihre E-Mails vom Sofa aus prüfen und steuerlich erklären, dass sie ihre gesamte (fünfminütige) Betriebstätigkeit an diesem Tag daheim ausgeübt haben. Es empfiehlt sich daher eine Beweisvorsorge, z. B. durch das Vorhalten von

  • Arbeitsergebnissen,
  • Zeitnachweisen von Kundenaufträgen,
  • einer E-Mail-Archivierung und von
  • Telefon-Einzelverbindungsnachweisen.

Hinsichtlich des Aufsuchens anderer Tätigkeitsstätten sollte besonders darauf geachtet werden, dass Dienstreiseabrechnung und Pendelfahrten sich kohärent zu den Angaben über die Home-Office-Tätigkeit verhalten. Beispielsweise können bei Ausreizen der Home-Office-Pauschale nicht mehr als 245/246 „Fahrtage“ im Jahr geltend gemacht werden.

IWW-Institut, Würzburg (11.01.2021)